Een eigen winkel starten? Dit is wat u moet weten

Het succes van uw eigen winkel hangt niet alleen af van de producten die u aanbiedt, maar ook van een doordachte strategie en een grondige voorbereiding. Van marktonderzoek en het bepalen van uw ideale klant tot het kiezen van de juiste locatie en inrichting: elk aspect speelt een cruciale rol bij het creëren van een succesvolle winkel. In dit artikel nemen we u stap voor stap mee door het proces van het opstarten van uw eigen winkel, zodat u goed voorbereid bent om de uitdaging aan te gaan en uw dromen waar te maken.

Doe marktonderzoek
Regel een goede locatie en winkelinrichting
Werk samen met een leverancier
Regel juridische en administratieve zaken
Houd rekening met lokale en specifieke regelgeving
Gebruik handige software
Maak indruk met de opening

Doe marktonderzoek

Voordat u een eigen winkel start, is het verstandig om eerst grondig onderzoek te doen naar de sector waarin u geïnteresseerd bent. Begin met het verkennen van de grootte en het groeipotentieel van de markt. Dit geeft u een idee van de kansen en uitdagingen die voor u liggen. Een goede methode is het uitvoeren van een DESTEP-analyse, waarbij u kijkt naar Demografische, Economische, Sociaal-culturele, Technologische, Ecologische en Politieke factoren. Bronnen zoals Statbel en sectorrapporten van organisaties zoals UNIZO kunnen u helpen bij het verzamelen van de nodige data.

Daarnaast is het belangrijk om de huidige trends en ontwikkelingen in uw gekozen sector op te volgen. Wat zijn de nieuwste innovaties en hoe spelen deze in op de behoeften van klanten? Een SWOT-analyse kan nuttig zijn om inzicht te krijgen in uw bedrijf (sterktes en zwaktes), de sector, de concurrentie en de distributiekanalen. Hiervoor kunt u terecht bij sectorfederaties en marktrapporten van bijvoorbeeld VLAIO of specifieke onderzoeksbureaus.

 

Kom te weten wie de ideale klant is voor uw eigen winkel

Om een succesvolle winkel te runnen, is het essentieel om goed te weten wie uw klant is. U kunt dit doen door rekening te houden met de volgende aspecten:

• Demografische gegevens: Onderzoek de leeftijd, het geslacht en de socio-economische achtergrond van uw doelgroep om een basisoverzicht te krijgen.
• Psychografisch profiel: Kijk naar de waarden, interesses en levensstijl van uw klanten om te begrijpen wat hen motiveert.
• Koopgedrag: Analyseer hoe uw klanten kopen, welke producten ze zoeken en wat hun specifieke behoeften zijn.

Gegevens combineren: Maak gebruik van zowel demografische als psychografische informatie om een volledig beeld te krijgen van uw ideale klant.

 

Vind een locatie en zorg voor een passende winkelinrichting

Factoren die uw keuze voor een winkelpand bepalen

Bij het kiezen van een locatie voor uw winkel is het belangrijk om zowel de ligging als de beslissing om te kopen of te huren zorgvuldig te overwegen. Bereikbaarheid en zichtbaarheid zijn cruciaal; uw klanten moeten uw winkel vlot kunnen vinden en makkelijk toegang hebben. Onderzoek ook de nabijheid van concurrenten en de demografie van het gebied om inzicht te krijgen in wie er in de buurt woont en werkt. De huur- of koopprijzen in de regio spelen hierbij een grote rol en beïnvloeden uw uiteindelijke keuze.

Het type winkel is eveneens belangrijk. Voor een lange termijn investering, zoals het openen van een kledingwinkel, kan kopen interessant zijn omdat het de mogelijkheid biedt om eigendomswaarde op te bouwen en stabiliteit te creëren. Voor een korte termijn winkel, zoals een pop-up store, is huren vaak logischer omdat dit meer flexibiliteit biedt.

Hieronder vindt u een overzicht van de factoren die van invloed zijn op de keuze tussen kopen en huren.

Factor	Kopen	Huren
Kosten van het pand	Hogere kosten, vooral op toplocaties. Kans op waardestijging na verloop van tijd.	Lagere initiële kosten. Huurprijzen kunnen variëren afhankelijk van de ligging.
Locatie (toplocatie/B-locatie)	Toplocaties zijn duurder, maar trekken doorgaans meer bezoekers aan, wat de investering kan verantwoorden.	Huren op een toplocatie biedt de mogelijkheid om meer bezoekers aan te trekken zonder lang vast te zitten aan hoge kosten.
Verwachte bezoekersaantallen	Toplocaties trekken meer bezoekers aan, wat de hogere kosten kan verantwoorden. B-locaties hebben minder verkeer, maar lagere kosten.	Huren op een toplocatie kan aantrekkelijk zijn om tijdelijk te profiteren van een hoog bezoekersverkeer.
Flexibiliteit	Minder flexibel, vooral op toplocaties door de hoge investering.	Flexibel: huren maakt het mogelijk om te verhuizen of in te spelen op veranderende bezoekersstromen.
Geschiktheid voor winkeltype	Geschikt voor winkels met een lange termijn visie, zoals een kledingzaak die waarde wil opbouwen.	Ideaal voor tijdelijke winkels zoals een pop-up store, waar flexibiliteit en snelle aanpassing belangrijk zijn.
Toekomstige groei	Stabiliteit en mogelijkheid tot waardestijging op toplocaties, maar beperkt door vastzitten aan één pand.	Flexibel; u kunt snel reageren op veranderingen en naar andere locaties verhuizen om bezoekersaantallen te optimaliseren.

Passende winkelinrichting

Wanneer u een pand kiest voor uw winkel, is het belangrijk te beseffen dat niet elk pand geschikt is voor elk type winkel. Een kledingzaak heeft bijvoorbeeld specifieke noden die sterk verschillen van die van een supermarkt. Kledingzaken vereisen vaak een open indeling met voldoende ruimte voor paskamers, een aantrekkelijke etalage om producten te presenteren en een sfeervolle inrichting die klanten uitnodigt om rustig rond te kijken. Supermarkten daarentegen vragen vooral efficiënt gebruik van de ruimte, met brede gangpaden voor winkelkarren, ruimte voor koelingen, opslagfaciliteiten voor voorraad en duurzame winkelrekken die bestand zijn tegen intensief gebruik. Metalen rekken zijn daarbij vaak een goede keuze vanwege hun stevigheid en lange levensduur.

Uw winkel op de juiste manier inrichten is van groot belang en heeft een directe invloed op de winkelervaring van de klant. Denk bijvoorbeeld aan een kledingzaak met een stijlvolle, moderne uitstraling en gerichte verlichting die de producten prachtig in de schijnwerpers plaatst. In dit geheel spelen de winkelrekken een essentiële rol. De juiste winkelrekken kiezen kan uw producten niet alleen aantrekkelijk presenteren, maar ook de sfeer van uw winkel versterken. Dit geldt niet alleen voor kledingzaken, maar ook voor boekhandels en cadeauwinkels, die elk hun eigen unieke inrichting vereisen. Voor een boekhandel kunnen houten rekken bijvoorbeeld zorgen voor een klassieke en uitnodigende sfeer.

 

Een eigen winkel starten kan alleen met een geschikte leverancier

Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar een winkel zonder producten kan eenvoudigweg niet functioneren. Daarom is het cruciaal om betrouwbare leveranciers te vinden die in uw product behoeften kunnen voorzien. Uw leveranciers vormen de schakel tussen de productie en uw winkelvloer, en hun rol is essentieel voor het succes van uw zaak. Het is belangrijk om samen te werken met leveranciers die niet alleen de gewenste kwaliteit en hoeveelheid kunnen leveren, maar ook flexibiliteit en een goede service bieden.

Waarop moet u letten bij het zoeken van een leverancier

Bij het opstarten van een winkel is het essentieel om de juiste leveranciers te selecteren. Een betrouwbare samenwerking is namelijk van groot belang voor het succes van uw onderneming. Om te bepalen welke leverancier geschikt is, kunt u rekening houden met de volgende factoren:

• Betrouwbaarheid: Kies een leverancier die stipt kan leveren zonder vertragingen.
• Kwaliteit: Controleer of de producten voldoen aan uw kwaliteitsnormen en voldoen aan Belgische wetgeving, zoals de normen voor productveiligheid.
• Prijs: Vergelijk prijzen en kijk naar de winstmarges die u kunt behalen. Let daarbij op extra kosten zoals invoerrechten indien u producten uit het buitenland invoert.
• Flexibiliteit: Een goede leverancier kan inspelen op een fluctuerende vraag of speciale verzoeken.
• Communicatie: Zorg dat de leverancier snel en duidelijk reageert op vragen en problemen.
• Betalingsvoorwaarden: Let op gunstige betalingsvoorwaarden en mogelijke kortingen voor vroegtijdige betalingen. In België zijn er specifieke richtlijnen rond betalingstermijnen voor handelstransacties tussen bedrijven.
• Logistiek: Controleer de levertijden en of de leverancier efficiënte verzendopties biedt. Denk hierbij aan transport met respect voor de milieuwetgeving.
• Aftersales: Let op ondersteuning van de aftersales, zoals garantieafhandeling, retourbeleid en technische ondersteuning, conform de Belgische garantievoorwaarden.

 

Regel de juridische en administratieve zaken

Registratie bij KBO en rechtsvorm

Bij het opstarten van uw eigen winkel komt heel wat kijken, maar met de juiste aanpak wordt het een stuk eenvoudiger. Het begint met het kiezen van de juiste rechtsvorm voor uw onderneming. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste rechtsvormen en de bijbehorende risico’s. Na het bepalen van de rechtsvorm is de volgende stap de registratie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Tijdens dit proces ontvangt u automatisch een btw-nummer van de Federale Overheidsdienst Financiën, wat essentieel is voor facturering en aangifte.

Rechtsvorm	Beschrijving	Voordelen	Risico’s
Besloten Vennootschap (BV)	Een rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid.	Beperkte aansprakelijkheid voor aandeelhouders; mogelijkheid tot externe financiering.	Meer administratieve lasten; hogere oprichtingskosten.
Vennootschap Onder Firma (VOF)	Een samenwerkingsverband tussen twee of meer personen.	Eenvoudige oprichting; gedeelde verantwoordelijkheden en kosten.	Onbeperkte aansprakelijkheid voor de vennoten; persoonlijke aansprakelijkheid.
Eenmanszaak	Een onderneming die door één persoon wordt geleid.	Eenvoudige oprichting en administratie; belastingvoordeel voor kleine ondernemers.	Onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid; beperkte mogelijkheden voor groei.
Vereniging zonder Winstoogmerk (VZW)	Een non-profitorganisatie die geen winst mag uitkeren aan leden of oprichters.	Geschikt voor maatschappelijke, culturele en sociale doeleinden; geen winstuitkering.	Beperkingen in winstverdeling; complexere administratieve verplichtingen.

Vergunningen en Licenties

Naast het kiezen van de juiste rechtsvorm en het registreren bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), is het essentieel om te weten welke vergunningen en licenties u nodig heeft, afhankelijk van het type producten dat u aanbiedt. Voor bepaalde producten, zoals alcohol of tabak, zijn specifieke vergunningen vereist. Daarnaast moet u voldoen aan milieu- en veiligheidsnormen, vooral als u voedsel verkoopt. Dit omvat strikte regels betreffende hygiëne en opslag, om te voldoen aan de wettelijke vereisten en de veiligheid van uw klanten te waarborgen.

Verzekeringen

Voorbereiding op mogelijke risico’s is cruciaal voor elke winkel. Het afsluiten van de juiste verzekeringen helpt uw zaak te beschermen tegen onverwachte gebeurtenissen en financiële schade. De belangrijkste verzekeringen zijn:

• Inboedelverzekering: Beschermt de inventaris, meubels en apparatuur in uw winkel tegen schade door brand, water, diefstal of andere onvoorziene incidenten.
• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: Dekking voor schade die u of uw medewerkers aan derden toebrengen, bijvoorbeeld bij ongevallen met klanten of schade door uw producten.
• Productaansprakelijkheidsverzekering: Dekking voor claims die voortkomen uit schade veroorzaakt door de producten die u verkoopt.
• Inventaris- en voorraadverzekering: Dekt verlies of schade aan de voorraad en inrichting van uw winkel door gebeurtenissen zoals brand, inbraak of waterschade.
• Rechtsbijstandsverzekering: Biedt juridische ondersteuning en dekking bij geschillen, bijvoorbeeld met klanten, leveranciers of andere partijen.
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering: Zorgt voor een inkomen bij tijdelijke of langdurige arbeidsongeschiktheid door ziekte of een ongeval.
• Verzekering voor bedrijfsschade: Vergoedt het verlies van inkomsten en de vaste kosten als uw bedrijf tijdelijk moet sluiten door schade aan uw bedrijfsruimte.
• Cyberverzekering: Beschermt tegen financiële schade door cyberaanvallen, datalekken of andere digitale incidenten, vooral relevant als uw winkel online transacties verwerkt.

Zakelijke rekening

Een zakelijke rekening is essentieel voor iedereen die serieus wil ondernemen. Het scheidt niet alleen uw privé- en zakelijke financiën, maar het zorgt ook voor een professioneel imago richting klanten en leveranciers. Met een zakelijke rekening hebt u namelijk een duidelijk overzicht van uw inkomsten en uitgaven, wat het beheer van uw financiën aanzienlijk vergemakkelijkt. Bovendien opent een zakelijke rekening de deur naar extra financiële mogelijkheden. Banken zijn vaak bereid bedrijfsleningen en kredietlijnen aan te bieden wanneer ze zien dat u uw financiën goed op orde hebt. Dit kan cruciaal zijn als u wilt investeren in de groei van uw bedrijf of onverwachte kosten moet dekken.

Er zijn echter verschillende soorten zakelijke rekeningen beschikbaar, afhankelijk van de aard van uw onderneming. Deze rekeningen bieden vaak aanvullende diensten of functionaliteiten die specifiek zijn afgestemd op uw zakelijke behoeften:

Type	Beschrijving	Geschikt voor
Standaard zakelijke rekening	Een basisrekening voor het dagelijkse betalingsverkeer, inclusief inkomende en uitgaande betalingen.	Geschikt voor kleine winkels of zelfstandige ondernemers zoals een boetiek, een boekhandel, of een freelance ontwerper.
Zakelijke spaarrekening	Een aparte rekening voor het beheren van zakelijke reserves en sparen met rente.	Ideaal voor winkels die willen sparen voor toekomstige investeringen, zoals een modewinkel die voorraad wil uitbreiden.
Rekening voor starters	Speciaal voor nieuwe ondernemers, vaak met kortingen op maandelijkse kosten of extra’s zoals gratis advies.	Geschikt voor beginnende winkels zoals een nieuwe koffiebar of een startende e-commerce webshop.
Pakket voor grote ondernemingen	Een uitgebreide rekening met hogere limieten en meer functies, zoals internationaal betalingsverkeer.	Voor grotere bedrijven zoals een keten van kledingwinkels of een groothandel die veel internationale transacties verricht.
Zakelijke kredietrekening	Speciaal voor bedrijven die krediet willen opnemen, gekoppeld aan een kredietlijn of lening.	Handig voor winkels die flexibele financiering nodig hebben, zoals een elektronicawinkel die seizoensgebonden voorraad moet aanschaffen of een restaurant dat een uitbreiding plant.

Houd rekening met lokale en specifieke regelgeving

Openingstijden

Het vastleggen van de openingstijden voor uw bedrijf is meer dan alleen het volgen van de wettelijke regels. Hoewel deze regels de basis vormen, zijn er ook speciale regelingen voor feestdagen waar u rekening mee moet houden. Wat echter echt het verschil maakt, is hoe u inspeelt op de verwachtingen van uw klanten en wat uw concurrenten doen.

Flexibiliteit is hierbij de sleutel. Door uw openingstijden af te stemmen op de behoeften van uw klanten, bijvoorbeeld door eerder open te gaan of later te sluiten, kunt u net dat beetje extra bieden dat ervoor zorgt dat klanten voor u kiezen in plaats van voor de concurrent. Het is daarnaast belangrijk om duidelijk en consistent te communiceren over uw openingstijden.

Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

Bij het runnen van uw winkel krijgt u te maken met de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van uw gemeente. Deze regels bepalen wat wel en niet is toegestaan, bijvoorbeeld bij het organiseren van evenementen of het plaatsen van reclame.

Daarnaast spelen geluids- en milieuregels een belangrijke rol. Als u bijvoorbeeld muziek wilt draaien of een evenement organiseert, moet u rekening houden met geluidslimieten om overlast te voorkomen. Milieuregels zijn er om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsactiviteiten geen schadelijke impact hebben op de omgeving. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot handhaving door de gemeente, met mogelijke boetes als gevolg.

Het is ook goed om te realiseren dat de interpretatie van de APV per gemeente kan verschillen. Wat in de ene gemeente is toegestaan, kan in een andere gemeente streng gereguleerd zijn.

Regelgeving voor alcohol en tabakswaren

Als toekomstige winkelier bent u verantwoordelijk voor het naleven van de Warenwet, die ervoor zorgt dat de producten die u verkoopt veilig zijn en correct geëtiketteerd worden. Dit geldt zowel voor voedingswaren als niet-voedingsproducten. De regels omtrent productveiligheid en etikettering zijn ontworpen om consumenten te beschermen en hen te informeren over wat ze kopen. Voor voedingsproducten zijn de voorschriften streng, met duidelijke vermelding van ingrediënten en houdbaarheidsdata op het etiket. Ook niet-voedingsproducten, zoals kleding, moeten voldoen aan specifieke veiligheidsnormen, afhankelijk van het type product. De FOD Volksgezondheid houdt toezicht op de naleving en voert regelmatig controles uit. Overtredingen kunnen leiden tot sancties zoals boetes of zelfs het intrekken van producten uit de schappen.

Als u van plan bent om alcohol, tabaks- of rookwaren te verkopen, moet u extra regels volgen. Er zijn strikte leeftijdsgrenzen om jongeren te beschermen, en u moet deze handhaven door bij elke verkoop de leeftijd van uw klanten te controleren. Fouten kunnen leiden tot boetes of het verlies van uw verkoopvergunning. Daarnaast zijn er beperkingen op reclame en promotie om te voorkomen dat jongeren worden aangetrokken tot deze producten. U moet ook voldoen aan fiscale verplichtingen, zoals het afdragen van accijnzen voor alcohol en tabak.

Personeel

Het runnen van een winkel in uw eentje kan een behoorlijke uitdaging zijn. Naast het dagelijks beheren van de winkel, komt er veel administratief werk bij kijken, zoals arbeidscontracten en loonadministratie. Het is essentieel om deze zaken goed te regelen, zodat alles soepel verloopt en u geen problemen krijgt met de Federale Overheidsdienst Financiën of andere instanties. U moet rekening houden met sociale verzekeringen en pensioenregelingen. Dit zorgt ervoor dat u, en eventuele medewerkers, goed beschermd zijn tegen risico’s zoals ziekte of arbeidsongeschiktheid en dat er voldoende wordt gespaard voor de toekomst.

Als u ervoor kiest om met vrijwilligers te werken, zoals veel mensen doen die een kringloopwinkel beginnen, gelden er weer andere regels en verplichtingen. U moet bijvoorbeeld zorgen voor een vrijwilligersovereenkomst, rekening houden met ongevallenverzekering, en ervoor zorgen dat vrijwilligers geen werk verrichten dat ten koste gaat van betaalde medewerkers.

 

Benodigde software systemen voor uw eigen winkel

Bij het runnen van een winkel is niet alleen goed personeel essentieel, maar ook de juiste software systemen. Deze systemen helpen u om uw voorraad, verkopen en boekhouding efficiënt te beheren.

Kassa- en betaalsysteem

U heeft een systeem nodig dat niet enkel nu goed functioneert, maar ook toekomstbestendig is, bijvoorbeeld door de mogelijkheid om later online betalingen te integreren. Het systeem moet geschikt zijn voor verschillende betaalmethoden, zodat uw klanten gemakkelijk kunnen betalen op de manier die zij kiezen.

Daarnaast is het cruciaal dat het systeem naadloos samenwerkt met andere systemen die u mogelijk gebruikt, zoals voorraad- of boekhoudsoftware. Veiligheid en fraudepreventie moeten prioritair zijn, zodat zowel uw bedrijfsgegevens als klantinformatie goed beschermd blijven. Kies ook voor een gebruiksvriendelijk systeem dat eenvoudig te bedienen is, met goede ondersteuning en onderhoud.

Voorraadsysteem en administratieve software

Voor uw eigen winkel zijn een goed voorraadsysteem en administratieve software van groot belang. Met realtime voorraadbeheer houdt u altijd zicht op uw actuele voorraad, terwijl automatische aanvulling en herbestellingen ervoor zorgen dat u nooit zonder belangrijke producten komt te zitten. Het systeem moet vlot integreren met uw kassa- en verkoopsystemen voor een vlotte werking.

Daarnaast biedt voorraadanalyse en rapportage waardevolle inzichten die u helpen bij het nemen van strategische beslissingen. Voor facturering en boekhouding is het belangrijk dat het systeem nauwkeurig en efficiënt werkt, zodat u altijd up-to-date bent met uw financiële administratie. Klantenrelatiebeheer (CRM) en automatisering van dagelijkse taken dragen bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering. Vergeet ook de naleving van wet- en regelgeving en fiscale rapportage niet; een goed systeem zorgt ervoor dat u voldoet aan alle wettelijke eisen en belastingverplichtingen.

 

Indruk maken bij de opening van uw eigen winkel

Nadat u alle essentiële zaken voor het opstarten van uw winkel hebt geregeld, bent u klaar om de deuren te openen. Het is nu tijd om de opening zorgvuldig te plannen en voor te bereiden. Dit betekent niet enkel het organiseren van een feestelijke lancering, maar ook het opzetten van effectieve promotieactiviteiten om uw winkel onder de aandacht te brengen.

Bij de opening zelf is het belangrijk om een blijvende indruk te maken op uw klanten. Zorg voor een vlotte en uitnodigende ervaring. Na de opening is het van groot belang om de relatie met uw klanten te onderhouden. Volg hun feedback op, biedt uitstekende service en blijf hen betrekken bij uw winkel.